intitulé du poste
Assistant administratif (H/F)
Le poste
Basse-Terre
Réf. 031-2023
Date limite de candidature : 01/10/2023
Catégorie : C
Contrat : CDD 12 mois
Temps complet
Gestion et ingénierie financière
Descriptif de l’emploi
Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service (pré-instruction).
Contribue au bon fonctionnement du service et participe à sa production en assistant son responsable, et plus largement, les services/la direction, notamment en matière de gestion administrative. Assure la relation avec les usagers, fournisseurs ou services utilisateurs.
Missions
– Assurer l’accueil physique et téléphonique : renseigner, prendre des messages, orienter et filtrer
– Enregistrer, trier et répartir les courriers entrants/sortants, suivre les réponses apportées
– Recevoir et ventiler les pièces comptables
– Mettre en forme les documents administratifs (notes, courriers…) et assurer leur suivi dans le processus décisionnel
– Gérer les relations et les réunions en prenant en charge leur organisation matérielle/logistique
– Constituer des dossiers, éventuellement assister aux réunions et rédiger des comptes rendus ou relevés de décisions
– Gérer et actualiser une base d’informations
– Suivre des dossiers en assurant leur coordination et leur mise à jour
– Classer et archiver des documents
– Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
– Diffuser en interne/externe les documents administratifs
– Transmettre les informations et communiquer sur les réalisations
– Repérer les dysfonctionnements et les faire remonter à sa hiérarchie
Poste rattaché au Chef de Service et Adjoint au Directeur de l’Immobilier. Au titre des relations fonctionnelles, assistance auprès des 3 Chefs de Projets.
Profil recherché
Savoir :
– Connaissances du cadre juridique et réglementaire dans le domaine concerné
– Connaissances liées au domaine d’intervention
– Méthodes et usages de la collectivité : charte, procédure, formulaire
– Procédures administratives
– Techniques de secrétariat
Savoir-faire :
– Organisation méthodique du travail et gestion du temps
– Savoir rendre compte à sa hiérarchie
– Aptitudes relationnelles
– Capacités d’adaptation
Savoir-être :
– Rigueur
– Capacité à travailler en équipe
– Attitudes de service
Contact et informations
Contact
Nous vous invitons à nous adresser votre candidature en remplissant en ligne le formulaire dédié.
Pour y accéder, cliquez sur le lien ci-dessus « Postuler en ligne ».
Entretien
Après examen de l’ensemble des dossiers des postulants, les candidats présélectionnés pour un entretien avec un jury de recrutement seront contactés et recevront une convocation sous six semaines après la date limite de réception des dossiers. Dans le cas où vous ne seriez pas convoqué dans les délais invoqués ci-dessus, vous pourrez considérer qu’il n’a pas été donné suite à votre demande.
Rémunération et avantages
Participation complémentaire santé sous conditions
Titres restaurant
Participation aux frais de transport collectif ou forfait mobilité
Comité des œuvres sociales